50+ ELEMŰ CHECKLIST CÉGÉPÍTÉSHEZ (pénzügy, HR, hatékonyság, vezetés, stratégia) [2023.07.04.] Írta: Sándorfy Adi

Az eredeti anyag írott és podcast formában a Biznisz Boyz PRO könyvtárában jelent meg. 

Ha érdekel az 50+ magas minőségű tartalmunk, nagy igényességgel megírt, gyakorlatias útmutatókkal, a Biznisz Boyz tagjai által legnagyobbra tartott szakértők videós előadásaival, hozzáféréssel a közel 400 fős kérdezz-felelek szakmai fórumhoz, akkor itt a lehetőség, hogy mindössze havi 5000 Ft-ért kipróbáld.

A célunk, hogy olyan vállalkozásokat építsünk, amik lehetővé teszik, hogy teljesen a saját szabályaink szerint éljünk. Idő- és helyfüggetlen módon.

Azt csinálva, amiben a legjobbak vagyunk. Legyen idő a családunkra, sportra, kikapcsolódásra, miközben a távollétünk mellett is működnek a vállalkozásaink. 

Akár egyszemélyes vállalkozóknak, fókuszban az automatizálással, akár csapatot építő vállalkozóknak folyamatfejlesztés fókusszal. 

De akkor is itt a helyed, ha csak érdekel a vállalkozói lét és végre szeretnél valódi, gyakorlatias, lépésről lépésre bemutatott tréning anyagokkal fejlődni és egy olyan közösséghez tartozni, akik nem nevetnek ki, ha kezdő szintű kérdésekben kérsz segítséget. 

Köztünk a helyed? Döntsd el mindössze 5000 Ft befektetésével!

REGISZTRÁLOK AZ AJÁNLATRA

Készítettem egy olyan cégvezetői checklist-et, amin gyakorlati feladatokká konvertáltam számos olyan témát, amit elmúlt időszakban fejlesztettünk a vállalkozásomban, vagy átadtam javaslatként a tanácsadási ügyfeleimnek. 50+ elemből áll a checklist, 15 téma alá rendezve. A témák érintik a pénzügyi kontrollingot, a projektmenedzsmentet, a hatékony meetingtartást, toborzást és munkatárs onboardingot, stratégiai célokat, szervezeti struktúrát, és még jó pár brutálisan fontos területet a cégvezetésben. A listán olyan tételek vannak, amiket egy már működő, érdemi bevételt és eredményt termelő, több főt foglalkoztató csapatnál lehet a legjobban követni, de vannak közte egyéni vállalkozóknak és kezdő cégeknek is maximálisan releváns pontok. Nincs természetesen egy teljeskörű lista arra, hogy hogyan kell céget vezetni, ez az alábbi feladatgyűjtemény egy kivonat sok általam hasznosnak vélt módszerről. A formátum lényege, hogy meg is valósítsd ezeket, ezért minden tanács végén részletezem azokat a fejlesztési lépéseket, amiket bevezetésre javaslok.

Egy ideje saját magamnak is checklist-ekbe rendezem a tanultakat, amik a sok tudásszerzés során érnek engem. Rengeteg podcastet vezetek és hallgatok, falom az üzleti könyveket, két mastermindban veszek részt, és sok ügyféllel dolgozom együtt a cégének a fejlesztésén. Nem csoda, hogy engem is közben rengeteg hatás és inspiráció ér.

Ez kezdett egy idő után fullasztó is lenni, mert csak azt éreztem, hogy tanulok, tanulok, de jelentősen kevesebbet valósítok meg ebből, mint szeretném.

Készítettem hát magamnak először egy saját használatú cégépítési checklistet, ami nyilván az én cégem fejlettségi szintjére volt szabva, majd szép fokozatosan ennek az elemeit elkezdtem a cégemben megvalósítani a csapatommal.

Ezt egy annyira hasznos és praktikus formátumnak találtam, hogy készítettem egy ilyen nektek is.

Az alábbi vállalkozói checklist-en szereplő tanácsok jellemzői:

1. szinte minden céget építő vállalkozónak hasznos lehet
2. nem írtam még róla érdemben az Impulzus Hírlevélben
3. magam is bevezettem őket és tudom, hogy tényleg hasznosak cégvezetőként

Óriási különbség van aközött, hogy hallottad-e már ezeket és hogy gyakorlatba ültetted-e őket. Jó eséllyel a legtöbb listaelemről elmondható lesz, hogy valahol hallottad már ezeket, én is rengeteg üzleti könyv, podcast, kurzus, előadás anyagából gyűjtöttem össze magamnak még a bevezetés előtt.

A tanultakat leszűrtem magamban és bevezettem a cégem működésébe, vagy egyes pontoknál elkezdtem a bevezetését és pozitív hatásokat tapasztaltam. Ez a checklist pedig gyorsan bevezethetővé teszi azokat a cégvezetői tanácsokat, amiket az elmúlt években megvalósítottam a cégemben és másoknál is tapasztaltam, hogy nagy hasznot hajtanak és a rendezettség felé tereli a szervezeteket.

Használd úgy ezt az anyagot, hogy eltökéled: valóban kipipálandó feladatlistaként végigmész a pontjain, és lépésről lépésre beépíted őket a vállalkozásodba, ha számodra is relevánsnak tűnnek.

Kontextus az általam összeírt cégvezetői feladatokhoz: jelenleg egy 12 fős podcast ügynökség, a Brocasterz társtulajdonosa és ügyvezetője vagyok. Főleg az értékesítési, marketing, stratégiai feladatok tartoznak hozzám részben vagy egészben, beleértve az összes szervezetfejlesztési és szolgáltatásfejlesztési kérdést. Ezen a szemüvegen át nézek, amikor olvasom a szakmai könyveket, hallgatom a podcasteket és videókat/kurzusokat nézek, és ez beszél belőlem, amikor írom ezt az anyagot – azonban figyelek arra, hogy sokféle iparág, sokféle vállalkozójának hasznos legyen mindez.

50+ elemű checklist cégvezetőknek

No, de ugorjunk is bele azokba a tanácsokba, amiket ma hoztam nektek. Fontos: a lista nem prioritási sorrendben tartalmazza a teendőket, és saját ütemben, saját készültségi szinttől függően neked kell eldönteni, hogy mit mikor vezetsz be, vagy bevezetsz-e egyáltalán.

Hogyan használd ezt a listát?

Mivel szeretném elkerülni, hogy passzív tudásként a semmibe vesszen, amit most fogsz tanulni, ezért az a kérésem, hogy tartsd be a következő lépéseket a lista elemeit elolvasva:

1. állj nyitott elmével a lista elemeihez. Semmire ne mondd elsőre, hogy “hülyeség”, vagy hogy “ezt már tudom”, vagy hogy “ez még nekünk nem időszerű”.
2. elemezd ki az összes pontját a listának, alaposan értsd meg, és vizsgáld meg, hogy a cégedben hol tart ezeknek a bevezetése.
3. mutasd meg a listát a munkatársaidnak is, és együtt is beszéljétek át, hogy mit lenne érdemes bevezetni, mivel hogy álltok.
4. azonosítsd a cégedben azokat a feladatokat, amiket meg kell tenned ahhoz, hogy a checklist elemeit ki tudd pipálni. Rögzítsd ezeket a feladatokat a feladatkezelő rendszeredben és legyen egy terved arra, hogy mikor és mit fogsz kidolgozni. A legjobb, ha kiválasztasz előre 2-3 pontot, és ezeknek betervezel a naptáradban egyenként 3-4 órát, hogy elindítsd a bevezetésüket a cégedben.
5. nyugodtan delegáld a lista elemeit a legmegbízhatóbb kollégáidnak is, hogy közös erővel vezessétek be ezeket a módszereket.
6. írjatok be a naptárba 3 hónappal későbbre egy alkalmat, amikor újra átmentek a listán, megvizsgáljátok, hogy mire jutottatok, és azonosítjátok a következő lépéseket.

Kezdjük is!

Legyen egy pénzügyi dashboard-od

Erről a témáról már írtam egy hosszú anyagot, amit megtalálsz a könyvtárban. Számomra az egyik legfontosabb dolog, hogy képben legyek mindig a vállalkozásom pénzügyeivel, ehhez pedig a mi pénzügyi dashboardunk ad tiszta képet.

Ez a dashboard egy nagy táblázat része, sok kimutatással, de ezen a dashboard-on (vagy irányítópulton) a cég vezetéséhez kapcsolódó legtöbb adat egy oldalon megtalálható, könnyen átlátható formában, grafikonokkal.

Ha csak ezt az irányítópultot látnám a cég működéséből, tudnám, hogy jó irányba tart-e a cégem.

Mi ezt egy Google Spreadsheet-ben vezetjük, mert elég speciális, saját magunknak kitalált szisztémában dolgozunk, de jókat hallottam a Quick nevű magyar rendszerről, és sok projektmenedzsment és vállalatirányítási rendszer is nagyon korrekt riportokat tud adni.

A pénzügyi adatok, amiket mi folyamatosan figyelünk és neked is célszerű lenne:

1. havi és éves nettó árbevétel alakulása
2. havi és éves nettó költségek alakulása
3. havi és éves nettó eredmény alakulása
4. üzletágak teljesítménye (itt külön figyeljük, hogy az egyes üzleti területek mennyi fedezetet termelnek a teljes cég működése számára)
5. bruttó kintlévőségünk (kiszámlázott tételek, amiket még nem fizettek ki nekünk)
6. teljes időszak cash-flow egyenlege
7. ügyfelenkénti/projektenkénti bevétel/költség/eredmény alakulása havi szinten
8. munkatársankénti időráfordítás és kapacitás-kihasználtság
9. ügyfelenkénti bevételterv havi bontásban

Az összes fent felsorolt adatnak van egy havi és egy éves terve is, és az adott hónap/év teljesítményét minden esetben a kapcsolódó tervhez mérjük. Az előbb linkelt anyagban sokat írtam a pénzügyi tervezés fontosságáról, ezt most nem venném elő újra.

Talán annyi ismétlés fontos lehet, hogy azért kellenek egész éves tervek, mert hosszabb folyamatokat (pl. új emberek felvétele vagy egy komolyabb beruházás megtérülése) csak így lehet előre tervezni, és fontos látni, hogy a tervnek megfelelően jó nyomon járunk-e.

Mi most az új stúdióba sok millió forintot invesztáltunk, ami jelenleg alaposan a profitabilitás rovására megy, de mivel terveztünk ezekkel a költségekkel és lassan a beruházás végén vagyunk, ezért pontosan látom, hogy ha nem történik semmi nagyon váratlan dolog, akkor a második 2 negyedévünk milyen szép eredménnyel fog zárulni.

Még egy praktikus apróság: minden fontos adatot mi nézünk negyedéves bontásban is, mert az üzletmenet hullámzásait 3 vagy 4 havonta látjuk át tisztán. Egyes hónapok eltérő ritmusban teljesülnek valamiért, de negyedéves vagy 4 hónapos bontásokban tisztán látszanak már a tendenciák.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Van egy pénzügyi adatbázisom, amibe precízen bekerül minden kimenő és bejövő számlánk, lehetőleg legalább egy teljes üzleti évre visszamenőleg

❍ Vannak havi szintre bontott éves terveim a következőkre: árbevétel, költség, eredmény, ügyfélszám

❍ A tervek teljesülését legalább havonta ellenőrizzük, és a teljesítmény fényében tervezzük a következő időszakot

❍ Van egy pénzügyi dashboardom, ahol havi, negyedéves és éves bontásban, ill. az azonos időszakokkal összehasonlítva látom az cégem teljesítményét (árbevételt, költséget és eredményt minimum)

Tartalékolj tudatosan az előre ismerhető költségekre

Az előző ponthoz szorosan kapcsolódik, hogy vezess be egy megtakarítási rendszert a cégedben, amivel előre fel tudsz készülni a legtöbb jövőbeli költségedre.

Ebben a témában a Profit First c. könyv volt számomra mérvadó, bár mi attól eltérő rendszert alkalmazunk.

Mi a könyv hatására hoztunk létre alszámlákat a cégben, ahol külön gyűjtjük azokat az összegeket, amiket fejben már előre elköltünk.

Nagyon fontos szerintem, hogy az ÁFA összegének és az egyéb adóknak legyen egy alszámlája, és minden hónapban tedd előre félre a várható összeget, és ne az elsődleges számládon tárold ezt az összeget.

Aztán, ha a könyvelő alacsonyabb ÁFA összeget állapít meg, máris tartalékot képeztél.

Emellett legyen mindenképp valamilyen működési tartalékod, ahol a későbbi nehezebb időkre tudsz tartalékolni.

Mi a jelenlegi modell szerint (ami sokban eltér a Profit First szellemiségétől) az adott havi nettó eredményünk 20%-át tesszük el egy biztonsági megtakarítási és fejlesztési célú számlára (ez a kettő lehet két külön számla is).

Ezen a számlán cél, hogy legyen mindig annyi pénz, ami 1-2 havi fix költségeinket tudná fedezni, ha szükség lenne rá valamiért. Az efölötti összeget pedig korábban eltervezett fejlesztésekre, beruházásokra tudjuk fordítani.

Ha például szeretnénk megvalósítani a jövőben egy nagyobb fejlesztést, érdemes előre elkülöníteni erre minden hónapban egy összeget, és ha összegyűlik a pénz, akkor belevágni a fejlesztésbe.

Az általunk újonnan (újra)bevezetett módszer szerint minden hónapban a megtermelt eredmény 80%-át egy profit alszámlára tesszük. Ez a számla lesz év végén a tulajdonosi profit és esetleg a bónuszok forrása.

Ez a 80/20-as arány nálunk épp így működik, de egész biztosan nem releváns minden cégre és mi is módosítani fogunk rajta.

Milyen egyéb alszámlákra lehet szükséged:

• a Profit First c. könyv szerint legyen egy ún. Működési költségek alszámla is, ahova minden hónapban az előző havi bevétel X százalékát tesszük, és az a cél, hogy ebből fedezzük a következő hónap működési költségeit. Ezt én kicsit macerásnak érzem, de tény, hogy ha egy cégnél rendszeresen hullámzik, hogy időben ki tudják-e fizetni a működési költségeket, akkor érdemes lehet ennyire szigorúan tartalékolni erre is.
• megfontolandó lehet egy marketing alszámla létrehozása is, ahova mindig az előző havi bevétel 5-10%-a kerül, és később mindig innen költitek a havi marketing büdzsét. Ez nekem kicsit szembemegy azzal a szellemiséggel, hogy ha megtalálunk egy jól skálázható ügyfélszerzési forrást, akkor gyakorlatilag felső határ nélkül is érdemes marketingre költeni, ezt pedig hamar lekorlátozná egy ilyen fix összeggel feltöltött alszámla. Ettől még ez sok cégnek hasznos lehet, főleg, ha ez sarkallja őket arra, hogy egy bizonyos összeget mindenképp különítsenek és költsenek el marketingre.
• bármilyen egyéb későbbi célra érdemes lehet ideiglenes tartalékszámlát létrehozni, hogy ne akkor költsetek valamire, amikor “épp van pénz”, hanem, amikor összegyűlt rá az összeg egy tudatos tartalékolás eredményeként. Ha nagy tartalékai vannak egy cégnek, akkor ez felesleges lehet, mivel olyankor inkább jobb azonnal lecsapni a jó lehetőségekre. Egy ilyen alszámla viszont azért is lehet praktikus, mert rávezethet arra, hogy ne azonnal, ötlettől vezérelve ruházzunk be valamire, hanem mindig várjunk kicsit ezzel. Így mire összegyűlik a pénz, az is lehet, hogy rájövünk, már nem is lenne szükségünk erre a dologra.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ A bankomnál létrehoztam legalább 3-4 alszámlát, ahol a különböző pénzügyi célokra pénzt helyezünk el legalább havi rendszerességgel

❍ A fizetendő adókat előre elkülönítem egy alszámlán

❍ A tulajdonosoknak szánt pénzt minden hónapban elkülönítjük egy alszámlára az adott hónapban képzett eredményből

❍ A fejlesztések számára és a biztonsági tartaléknak (mely 1-2 hónap működési tőkét tartalmaz) saját alszámlát hoztunk létre, amire minden hónapban félreteszünk egy meghatározott százalékot a bevételből vagy az eredményből

Vezess be tematikus meetingeket a legfontosabb témák köré

Nekem ez egy nagyon fontos problémámra hozott megoldást. Régóta zavart, hogy a cég legfontosabb dolgaival ad-hoc módon haladunk, vagy túl sok minden az én vállamon marad. Amióta bevezettünk pár tematikus meetinget, azóta könnyebben tudunk fókuszt tartani a cég számára legnagyobb eredményt hozó témákon.

Emellett nekem is könnyebbé vált a delegálás, mert ezeken a meetingeken mindig részt vesznek olyan dedikált munkatársak is, akikhez részben vagy egészben az adott fókusztéma tartozik felelősségi szinten is.

Nincs recept arra, hogy mit kell fókuszba helyezned a cégedben, de leírom, hogy nálunk mik futnak rendszeresen, és ez alapján megalkothatod a saját meetingrendedet:

1. heti team meeting az operatív feladatoknak, az adott heti céloknak, teljesítendő mérföldköveknek, ill. a felmerülő problémáknak
2. heti marketing meeting, ahol a cég saját marketing anyagait beszéljük át. Én itt hagyom ezeket jóvá és itt beszéljük meg a jövő heti tartalmakat is.
3. kétheti sales meeting, ahol a sales pipeline-ban lévő lead-ek státuszát nézzük át és megbeszéljük, hogy kinek hol van teendője.
4. kétheti onboarding meeting, ahol az épp induló ügyfélprojektek állapotáról és az ezekhez kapcsolódó indító feladatok státuszáról beszélünk. Ez érvényes lehet minden vállalkozásnál, ahol alkalmi projektek indulnak vagy új, rendszeres munkát jelentő ügyfelek lépnek be a cég életébe.
5. kétheti stúdió meeting, ahol átbeszéljük a stúdióinkhoz kapcsolódó feladatokat és fejlesztési terveket. Ez például nálad lehet bármilyen fókuszterület dedikált meetingje, vagy egy fontos projektnek szánt idő.
6. kétheti pénzügyi meeting, ahol a terv/tény adatokat nézzük át, fejlesztjük a dashboardot, és meghozzuk a pénzügyi döntéseket
7. havi árrés meeting, ahol az összes ügyfélnek gyártott műsorok havi bevétel/költség arányait és munkaidő ráfordításait nézzük át, és döntéseket hozunk a jövőre nézve. Ilyen döntések lehetnek: gyorsítani kell egy folyamatot, ami sok időt visz el; árat kell emelni; módosítani kell a projektre allokált max. időkeretet vagy a projekten dolgozó munkatársak számát
8. one-on-one meetingek: ezeket az operatív vezetőnk tartja az összes kulcsemberrel, heti, kétheti vagy havi rendszerességgel. A témában jó szívvel ajánlom az Eredményes menedzser c. könyvet az Onlife kiadásában.

Igen, tudom, ez rengeteg időt visz el, de ezekkel a témákkal akkor is foglalkozol, vagy foglalkoznod kéne, ha nem is szervezel rájuk dedikált meetinget.

A meeting rendszeressége, résztvevői, struktúrája és hatékonysága pedig mindig tesztelhető, fejleszthető, hogy ne időrabló tevékenység legyen.

Én mindig arra használom a tematikus meetingeket, hogy közben haladjak is a feladatokkal, legtöbbször tehát a megbeszélést össze is kötjük pár dolog azonnali elintézésével, így hatékonyabbak tudunk lenni.

Sokkal hatékonyabbnak látom a tematikus meetingeket, mintha egyben próbálnánk egy maratoni meetingen minden témát átbeszélni. Ezeket általában mindenki utálja, és mint a suliban, kb. 20 percenként elfogy a résztvevők figyelme.

Ráadásul a nagy maratoni céges meetingeken szinte mindig részt vesznek olyanok is, akiknek 1-1 téma nem tartozik a munkájához, őt pedig feltartjuk azzal, hogy a saját témájára várva bent kell ülnie a nagy közös megbeszélésen.

Végül pedig egy tematikus meeting sokkal nagyobb fókuszt eredményez, nem kalandozunk el más területek felé, mert tudjuk, hogy az egy másik meetingre való téma.

Az pedig, hogy sok meeting van, nem kell, hogy azt jelentse, hogy ezek igazi időrabló alkalmak, amit utál mindenki. Ez egy rossz paradigma.

Humorral, jó struktúrával, a megfelelő résztvevőkkel, a konkrét feladatok letisztázásával, a szükségesnél nem hosszabb dedikált idővel egészen jó meetingeket lehet tartani, ami még a csapatot is össze tudja kovácsolni.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ A cég működéséhez legfontosabb tématerületeket azonosítottuk, azoknak megvannak a dedikált felelőseik

❍ Az összes fókuszterületre rendszeres meeting rendet hoztunk létre, amit be is tartunk

❍ A céges meetingeken csak azok vesznek részt, akiknek feladata van az adott témával

❍ Nem tartunk maratoni hosszúságú, több órás meetingeket, ahol bármilyen téma felmerülhet

Legyen projektmenedzsment és CRM rendszered

Ha embereket menedzselsz, ki kell lépni abból, hogy a feladatokat fejben tartjátok, chat-en megbeszélitek, emailben tároljátok vagy táblázatokban próbáljátok nyomon követni.

Ugyanez igaz az ügyfelek adataira és a hozzájuk kapcsolódó legfontosabb történésekre.

Még mindig fájóan sok vállalkozónál látom, hogy nincs egy központi rendszer, amiben kiosztják és számon kérik a feladatokat, amiben látják az egyes munkatársak leterheltségét és kapacitásait, vagy az ügyfelekhez kapcsolódó fontos információkat.

Mi mindezekre a Clickupot használjuk, és ebben építettük fel azt a működési rendszert, amiben látjuk az egyes munkaterületek készültségét, hogy kire milyen határidővel milyen feladatokat osztottunk, de itt követjük azt is, hogy az egyes ügyfelekre mennyi munkaidőt fordított összesen a csapat.

Utóbbi azért nagyon fontos, mert az elején beárazzuk az együttműködéseket, és ezek nem léphetnek túl egy bizonyos költségszintet.

A Clickup egyébként nem kifejezetten a CRM (azaz ügyfélkezelési) funkciókra van kitalálva, de meg lehet benne valósítani számos olyan megoldást, amire nekünk szükségünk van: itt rögzítjük a bejövő lead-eket és ezen belül állítjuk azok státuszait a sales folyamat függvényében; itt rögzítjük az egyes ügyfelekhez kapcsolódó legfontosabb információkat, hogy azok könnyen előhívhatók legyenek; ill. a jövőben is fogjuk bevezetni a számlázást is reményeim szerint, és a rendszer automatikusan szólni fog az ügyfélnek, ha elkészült a számlája vagy megcsúszott annak kifizetésével.

Ezeket a funkciókat az általam ismert összes CRM rendszer tudja, így ez nem első sorban szoftverkérdés.

Néhány eszköz, amikről jókat hallottam projektmenedzsment és ügyfélkezelés fronton KKV szinten: MiniCRM, Monday.com, Asana, Teamwork. Számos folyamatot meg lehet valósítani Trello-ban is, de egy idő után az már kevés lesz a tapasztalatom szerint.

Sok cég egy ERP-t, vagyis vállalatirányítási rendszert választ, amibe a számlázás, a készletkezelés, logisztikai funkciók (pl. eszközmenedzsment) és számos más funkció tartozik. Ezek viszont kevésbé a projektmenedzsmentre vannak kitalálva.

Azt kell tehát eldöntened, hogy milyen funkciókra van szükséged egy rendszerben, és ez alapján szoftvert választani. Ez baromi nehéz és összetett téma, talán megérne majd egy önálló Impulzus anyagot.

A tanács azonban arról szólt, hogy a projektmenedzsmentet és az ügyfélinformációkat mindenképp tárold rendszerben. Ha viszont kereskedő cég vagy, már az ERP-t sem lehet megúszni.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Van egy olyan digitális rendszered, ahol elsődlegesen rögzítitek a munkatársak feladatait

❍ Ebben a rendszerben minden munkatárs ellenőrizni tudja, hogy mi az aznapi vagy adott heti feladata, és ezek a feladatok priorizálva vannak

❍ Van olyan rendszered, ahol rögzíted az összes fontos ügyfélinformációt, ami könnyen hozzáférhető minden érintett munkatárs számára

❍ Az értékesítési folyamatod fázisokra van bontva (sales pipeline), és ebben a rendszerben világosan átlátható, hogy milyen teendő van a nyitott ajánlatkérésekkel és az kinek a feladata

❍ Egy feladatnak mindig egy felelőse van (aki el fogja végezni a munkát), és minden feladatnak van határideje a rendszerben

Legyen egy szervezeti ábrád

Ez az egyik kedvenc témám. Mióta már nagyobb csapatot menedzselünk, most kezdett el igazán releváns lenni, hogy a jelenlegi felépítést még tisztább rendszerbe szervezzük. És itt van még a jövőbeli szervezeti modell is, ami felé tartunk.

Ilyen például a szakmai vezetés, az értékesítési terület, a back office vagy a marketing.

Ebből a szakmai vezetésnek már meg is van a felelőse.

Ezt a célt pedig egy szervezeti ábrán dolgozva lehet a legjobban megtervezni.

A legtöbb szolgáltató cégnek egy idő után érdemes lenne elérnie, hogy egy operatív vezetője (cégvezetője) legyen, aki alatt az értékesítés, a marketing, a szolgáltatási terület (hozzá egy szakmai vagy szolgáltatási vezetővel) és a back office (pénzügyek, admin, stb) terület önálló felelősökkel működjön.

Ez a legtöbb esetben egy több éves folyamat, de nagyon fontos, hogy le legyen írva, hogy mi az ideális szervezeti struktúrája a jövőben a cégednek, hogy tudd, merre kell tartanod, hogyan kell fejlesztened, milyen embereket kell megtalálnod.

Én, amikor elkészült ez a szervezeti ábrám, annyira motiválttá váltam, hogy egyből neki is álltam, hogy elkészítsem a 2024-es pénzügyi terv vázlatát, hogy lássam, mikortól engedhetjük meg, hogy minden fenti területnek legyen egy önálló felelőse.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Elkészítettem már a cégem mostani szervezeti ábráját az összes pozícióval, ami a cégben létezik

❍ A pozíciók közötti hierarchikus rendet ki lehet olvasni a szervezeti ábrából, ez alapján egyértelműen elmagyarázható, hogy ki kinek adhat feladatot, ki kit ellenőriz, ki kinek a vezetője

❍ Van egy jövőbeli szervezeti ábrám is, ami 1-2 évvel későbbi ideális állapotot mutat. Ideális állapot az, ami a tulajdonos szándékait és az ideális működést elősegítő szervezeti modell. Hány vezetőre lesz szükséged? Hány szervezeti szintre? Milyen funkciók kellenek a cégedben 1-2 éven belül? Rajzold fel ezeket!

❍ Van olyan (legalább a közeljövőre vonatkozó) szervezeti ábrám, amin a tulajdonos és a cégvezető egyetlen operatív területnek sem a közvetlen vezetője, hanem arra dedikált munkatársak vannak a szervezeti modellben (azaz a cégvezető már a teljes cégért felel, és nem tartozik hozzá egyetlen terület irányítása sem, hiszen neki a stratégiával és az egész céget mozgató feladatokkal kell foglalkoznia)

❍ A szervezeti ábrát mindig frissen, az aktuális állapot szerint tartom, és ehhez igazítom a jövőbeni struktúrát

Oszd meg a célokat, az elért eredményeket és a problémákat is a csapattal

Nagyon javaslom, hogy vezess be valamilyen rendszeres alkalmat arra, hogy vissza tudd jelezni a csapatnak, hogy milyen eredményei van a munkájuknak, és mik azok a célok, amikért dolgoznak éppen. Lesznek olyanok, akiket ez hidegen hagy, és lesznek azok, akik extra motivációt nyernek ebből a transzparenciából.

Ha megosztod a csapattal a céljaidat, észre fogod venni, hogy előbb-utóbb megjelennek azok a munkatársak, akik ezen célok mentén önállóan javaslatokat tesznek. Ők a legjobb embereid, akikre építened kell – akár a későbbi vezetőid a leendő menedzsmentben.

Tervezd be a naptáradba, hogy legalább fél évente tarts egy olyan meetinget, ahol a teljes csapat képbe kerül azzal, hogy milyen volt az elmúlt időszak üzleti teljesítménye, hol fejlődtetek, hol hibáztatok, és milyen irányba tartotok a jövőben.

A meetingek között pedig építs be egy havi visszajelzési módot arra, hogy havonta is képet adj arról, hogy mi történt a legmagasabb szintről nézve a cégedben. Én erről havonta egy hosszabb írásos üzenetet szoktam küldeni a csapatnak, és ha vannak ennek megbeszélendő részei, azt a heti operatív csapatmeetingre is behozom témaként.

Tulajdonosként és/vagy cégvezetőként sokszor nehéz a problémákat megosztani. Azt érezhetjük, hogy ez csak a mi terhünk, pedig nagyon látványos eredményei tudnak lenni, ha kimondjuk azokat és az egész csapatot megismertetjük a problémával.

Volt pár hónapja egy a havi tervnél jelentősen gyengébben sikerült hónapunk, amiről szintúgy írtam egy összefoglalót, kiemelve, hogy mire kell jobban figyelnünk a következő hetekben. Egyértelműen láttam, hogy megértette a csapat, hogy mi volt a probléma. A következő hónapunk all-time rekord lett a cégben…

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Van a cég életében egy rendszeres alkalom, ahol a cégvezető bemutatja a cég aktuális eredményeit

❍ Ezen az alkalmon nyíltan beszélünk a hibákról és azok eredményeiről is (személyeskedés nélkül)

❍ Legalább havonta egyszer kiküldünk a kollégáknak egy összefoglalót a hónap történéseiről, jó és rossz eredményeiről, és a következő időszak elvárásairól

❍ Ha nehéz időszak van vagy komolyabb probléma lépett fel, megosztjuk azt a csapattal, mindenki részt vesz valamilyen szinten a probléma megoldásában (= nem festünk a kollégáknak olyan képet, hogy minden rendben van, ha netán a tulajdonos/cégvezető nagyon is ennek az ellenkezőjét gondolja)

Ne függj egyetlen ügyféltől, munkatárstól vagy beszállítótól sem túl nagy arányban

Szerintem iszonyú fontos, hogy ne függj igazán senkitől vállalkozóként. Nem lehet olyan ügyfeled, aki 10-15%-nál nagyobb részét viszi el az árbevételednek, ne legyen olyan munkatársad, akinek a kiesése esetén nem tudnátok ugyanazon a szinten folytatni a szolgáltatást, és ne legyen egyetlen olyan beszállítód sem, aki kontrollálhatja a vállalkozásod sikerességét.

Ügyfelek terén: nyilván nem azt mondom, hogy feltétlenül rúgd ki azt a céget, aki most a bevételed 30-40%-át (vagy még nagyobb részét) adja, de nem szabad ellustulnod az ügyfélszerzésben. Muszáj porlasztanod a kitettséged ezen cég felé, különben a krízisek minden lehetséges módját tudja egy ilyen ügyfél okozni: ha csak késik a fizetéssel, már fizetésképtelenné válhatsz, de egy túl nagy bevételarányú ügyfél kiesése akár csődbe is viheti a céged. Keress melléjük több ügyfelet, és hozd 10-15%-ra maximum a legnagyobb ügyfél részarányát is a céged bevételéből.

Munkatársak terén: mindig örülünk, ha van egy olyan munkatárs, aki a tudásával vagy a tenniakarásával sokat levesz a vállunkról, de ha egy munkatárstól túl nagy mértékben függesz, ez egyben egy piros felkiáltójel is kell, hogy legyen. Jobb esetben csak elmegy szabadságra, de rosszabb esetben előbb-utóbb úgyis ott fogja hagyni a céged, és akkor pánikszerűen kereshetsz valaki mást a helyére.

Alapszabály szerintem, hogy ne legyen olyan a csapatban, aki egyedül és önállóan ismer csak egy technológiát, amit használtok a cégben, vagy aki egyedül és kizárólag lát át egy területet a cégben. Itt is a felelősség porlasztása jelenti a megoldást: gondoskodj arról, hogy ne legyenek kizárólagos tudású emberek a csapatban, és minden területen legyen olyan munkatárs, aki át tudja venni a másik helyét. De vonatkozik ez a folyamataidra is: ne legyenek olyan folyamatok, amik egy munkatársra lettek alapozva.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Nem függ a cégem 15%-nál nagyobb árbevétel-arányos mértékben egy ügyféltől sem

❍ Nincs egyetlen olyan üzletágam vagy folyamatom sem, ami egy bizonyos munkatársra van alapozva, és a munkatárs távozásával nem lehetne folytatni a munkát

❍ Nincs olyan beszállítóm, akinek a átmeneti vagy végleges kiesése, vagy a kondíciók drasztikus megváltoztatása ellehetetlenítené a vállalkozásom

Ne építs pusztán projektalapú vállalkozást

Főleg kezdő vállalkozóknál látom óriási hibának, hogy pusztán projektekre építenek és nincs folyamatos, megújuló bevételük ugyanattól az ügyféltől.

Így egy állandó körforgásban élnek, ahol választani kell, hogy az ügyfélszerzéssel vagy a projekt kivitelezésével töltsenek időt, és ha egyikre vagy másikra nem jut elég idő, akkor földbe tud állni az egész vállalkozás.

Nagy cégekre ugyanúgy igaz lehet ez, bár ott már ki tudja egyensúlyozni ezt a projektfüggőséget, ha van egy értékesítő csapat, ami a projekt megvalósításától függetlenül dolgozik az új ügyfélszerzésen.

Kis vagy nagy cég, mindegy: a lényeg, hogy törekedni kell arra, hogy legyenek folyamatos, kiszámítható, fix bevételei egy cégnek, mert csak így lehet tervezni hosszú távra a működést.

Mindenképp dolgozz ki olyan szolgáltatást, amit havidíjas vagy valamilyen előfizetéses rendszerben lehet működtetni, vagy legalább egy ügyféltől tervezhető időközönként mindig jön megbízás.

A mi vállalkozásunk, ahol podcast műsorokat készítünk az ügyfeleknek, szinte megfeleltethető egy havidíjas modellnek, mivel általában egy előre megállapodott havi epizódszámmal dolgozunk az ügyfeleinkkel. De itt is vannak átmeneti szünetek, megállások az egyes podcastek esetén, ami pedig kiesést jelent. Ezt hivatott ellensúlyozni, hogy többféle bevételi pillére van a cégünknek, vannak havidíjas marketinges munkáink és a podcast stúdiónk bérbeadása is szemmel látható összeget jelent.

Ez a rendszer még nem tökéletes, de messze nem olyan kockázatos, mint amikor egy ügyféltől általában egy nagyobb projektre (pl. honlapkészítés) kap egy vállalkozó megbízást, aztán lehet keresni a következő ügyfelet.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Van olyan jelentős részarányú folyamatos bevételi lába a vállalkozásomnak, ahol kiszámíthatóan minden hónapban érkezik ugyanattól az ügyféltől bevételünk

❍ Ha nem folyamatos a szolgáltatásunk, akkor van olyan értékesítési és/vagy marketing folyamatunk, ami már kiszámítható módon hoz új projekteket vagy vásárlókat

Fizettess előre, ahol lehet

Részben az előzőhöz is jól kapcsolódó tanács: minimalizáld azokat a helyzeteket, ahol csak utólag, a munka elvégzése után kapsz pénzt. Kifejezetten igaz ez, ha az elvégzendő munka heteken vagy hónapokon át tart és a vállalkozó részéről sok munkával/költséggel jár.

Akár projektalapú, akár folyamatos szolgáltatás jellegű a vállalkozásod, érdemes bevezetni módszereket, hogy előre kapj részben vagy egészben pénzt a munkádért.

Gondolj ki olyan módszereket, amikért tudsz előre fizettetni vagy amikre tudsz előleget kérni.

Ha nem vagy komfortos még az előrefizettetéssel (ezzel még nekünk is vannak gondjaink – talán főleg fejben!), akkor az előlegfizettetés részben meg tudja oldani a problémákat.

Beszélj a könyvelőddel, hogy milyen lehetőségek vannak erre, mert ez adminisztrációban jelent bonyolítást, de a cash-flow egyensúly fenntartása miatt nagyon javasolt ennek a bevezetése.

Ha még nem kerültél vállalkozóként olyan helyzetbe, hogy nem fizetett időben az ügyfél, akkor még nem csinálod valószínűleg elég ideje… És ha időben is fizet, sokszor 30-60 napra fizetnek a munka elvégzését követően, ami azt jelenti, hogy akár hónapokig neked kell finanszírozni saját tartalékból a munkavégzést (hiszen a munkatársaidat és alvállalkozóidat előbb ki kell fizetned általában).

Ahogy írtam, még mi sem vagyunk a legérettebbek ezen a fronton, de vannak előrefizettetett szolgáltatásaink, és nagyon aktívan dolgozunk azon, hogy akár előleggel, akár előfizetéssel a teljes működésünket biztonságosabbá tegyük.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Figyelemmel kisérem a vevőim fizetési hajlandóságát, tudom mekkora a kintlévőségem

❍ Hosszú, sok munkát igénylő szolgáltatás esetén részben vagy egészben előrefizetéssel tudnak nálam vásárolni a vevőim

❍ Van folyamatom arra, hogy megállítsam a folyamatos teljesítést, amennyiben az előző részleteket a fizetési határidő lejárta ellenére sem fizeti ki az ügyfelem

Legyenek megfogalmazott alapértékek, amik mentén bővítitek a csapatot

Egy ideig ezt a témát bullshit-nek éreztem, főleg, amikor semmitmondó értékeket hangoztatnak a vállalkozók, amik igazából senkinek nem jelentenek semmit.

Menet közben azonban azt látom, hogy egyre tisztábban megmutatkoznak azok az alapértékek, amik fontosak a számomra, akár a saját munkánkban, akár a munkatársaim viselkedésében, akár az ügyfeleink hozzáállásában.

Ahogy haladt az idő, és elkövettünk 1-1 rosszul sikerült felvételt a cégünkbe, egyre jobban tudjuk Danival, az üzlettársammal megfogalmazni, hogy milyen értékek fontosak számunkra, és mit keresünk a leendő új munkatársainkban.

Ezek az értékek lehetnek elvontabb dolgok és nagyon hétköznapi, gyakorlati viselkedési jegyek is.

Érdemes ezeket neked is megfigyelned magadban, vagy a céged legjobban teljesítő munkatársain, és ezeket az értékeket elvárássá tenni.

Ráadásul, ha sikerül ezeket az értékeket azonosítanod, azok a marketingedben és márkaépítésedben is fontos elemet képezhetnek. Ha például számodra fontos, hogy nagyon gyors legyen az ügyfelek kérdéseire adott válasz, ez egy olyan érték, amit az összes létező folyamatba be kell építeni és minden munkatársadnál mérni kell. Ha ezt sikerül alapértékké tenni, alapvető viselkedési jeggyé, akkor büszkén hirdetheted magadról ezt az értéket a vállalati kommunikációdban is.

Mondok pár dolgot, ami nálunk alapérték, és elvárjuk, hogy így viselkedjenek a munkatársaink, ill. ezekkel a jegyekkel rendelkezzen mindenki, aki hozzánk szeretne csatlakozni:

• radikális ügyfélközpontúság (az az alap kiindulási pontunk, hogy az ügyféltől/vevőtől kapjuk a fizetésünket, ennek megfelelően kell vele bánni és róla beszélni, bármilyen környezetben – mi nem viseljük el, ha valaki a cégben az ügyfélre mutogat vagy negatívan beszél róla.)
• megoldásfókuszúság (azt várjuk el magunktól és a munkatársainktól, hogy ne a problémát lássuk a helyzetekben, hanem a megoldásra és annak módjára fókuszáljunk. Panaszkodás nélkül keressük a megoldást, és ha azt lehet, saját hatáskörben, önállóan valósítsuk meg.)
• teljeskörű felelősségvállalás (minden feladatunkért és annak eredményéért vállaljuk a felelősséget, nem mutogatunk másra)
• kivételes kommunikációs képesség írásban és beszédben is (ezt nem kell magyaráznom, azt hiszem)
• stb

Onnantól kezdve, hogy tudjuk ezeket magunkról, a toborzási folyamatban ki tudjuk hangsúlyozni ezeket az értékeket, azokat le tudjuk előre tesztelni példafeladatokkal, és már a munka során is vissza tudjuk igazolni, ha zavar minket valami.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Van egy leírt listám azokról az értékekről, amiket valóban vallok, és amik átitatják a cégünk működését

❍ Ha ezek egyikében hiányt tapasztalunk, vagy az egész céget, vagy az adott illetőt megpróbáljuk továbbfejleszteni

❍ Ezeket az értékeket felhasználjuk a rólunk szóló marketing anyagokban is

❍ Aki nem tud a legfontosabb értékeinknek megfelelni, eltávolítjuk a csapatunkból

Legyen egy azonnal indítható toborzási folyamat minden létező pozícióra

Ha már van egy jól kialakított szervezeti struktúrát (lásd szervezeti ábra), akkor egy idő után cél, hogy egyre sztenderdebb munkakörök jöjjenek létre. Ez több dolog miatt is fontos:

• könnyebb a belső felelősségi viszonyokat tisztázni
• könnyebb meghatározni, hogy kinek mi a feladata
• könnyebb pótolni az embereket, ha jól körülírt feladatokra vesszük fel őket (szemben, ha mindenes szupersztárokat akarunk mindig toborozni)
• stb

Onnantól kezdve, hogy a legtöbb pozíció fix és jól körülhatárolt egy vállalkozásban, sokkal könnyebbé válik a toborzási folyamat is.

Nincs más dolgod, mint minden jól leírt és a csapatban már jól működő pozícióra létrehozni a honlapodon egy landing oldalt, amit azonnal elő tudsz venni és el tudod kezdeni hirdetni a pozíciót, ha felmondana egy kollégád. Érdemes lehet akár előre elkészíteni és letesztelni a hirdetési kampányokat is, hogy egy toborzási helyzetben azonnal, perceken vagy órákon belül el tudjon indulni a hirdetés.

Az a cél, hogy mire a) elmegy az eddigi munkatárs, b) bővíteni kell a csapatot, addigra meglegyen a megfelelő munkatárs, ebben pedig kulcskérdés a pozíció meghirdetésének gyorsasága.

Persze, egy jól összerakott karrier oldalt nehéz csinálni, de íme néhány tipp ahhoz, hogy mi legyen rajta:

• az oldal tetején a legfontosabb információk: milyen pozícióra, melyik cég, milyen munkaviszonyban, hol, milyen feladatokra (röviden) keres új munkatársat
• a cég alapos, színes, nagyon személyes bemutatása (képekkel a csapatról és a munkahelyről)
• a feladatok nagyon részletes pontos leírása: pontosan mit, hogyan, mikor, milyen elvárásokkal kell csinálni
• az ideális munkatárs leírása: írd le, hogy milyen értékekkel, milyen komptenciákkal és tapasztalattal rendelkező munkatársat keresel, de írd le azt is, ki az, aki inkább kerülje el a jelentkezést
• írd le, hogy mit adsz a munkáért cserébe: kerüld a felületes általánosságokat, légy pontos, amennyire csak lehet – itt egyből szűrni tudod azokat a jelentkezőket, akik nem ideálisak a cégedhez (pár példa: munkakörnyezet, munkarend, bejelentett vagy alvállalkozói állás, tanulási lehetőség pontosítása, van-e lehetőség előrelépni, fizetési nagyságrend, biztosított eszközök, ügyfelek/projektek, egészségbiztosítás, időben kifizetett fizetés, home office mennyisége, stb)
• jelentkezés módja: hogyan kell jelentkezni és milyen kiválasztási procedúrára számítson a jelentkező
• plusz ötlet: egy átlagos munkanap leírása

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Van Karrier oldal a honlapomon

❍ Vannak előre létrehozott landing oldalaim és hirdetéseim a sztenderd pozíciókra

❍ Azonnal, de legrosszabb esetben is 24-48 órán belül el tudom indítani az új munkatárs keresését

Legyen onboarding folyamat az új munkatársak felvételére

Nem vagyok egy toborzási guru, de azt biztosan tudom, hogy amennyire fontos gyorsan megtalálni egy kollégát, annyira fontos az első pár hét is, amikor csatlakozik a cégünkhöz valaki. Ezt lehet felgyorsítani egy megtervezett belépési (onboarding) folyamattal.

Tervezd meg, hogy az első pár hétben mi fogja várni az új munkatársat, erre legyen egy előre elkészített napirended a számára. Ideális, ha egyből megkap olyan anyagokat, amikből megismerheti a cég működését, a pozíció betöltéséhez szükséges technikai infókat és ehhez minél hamarabb megkapja a betanítást.

Ha adsz eszközöket, ezek legyenek kulcsrakészek az első napon, ne az új embernek kelljen emiatt rágnia a füledet!

Legyen előre szervezve egy bemutatkozási folyamat, amin keresztül megismerheti a csapatot az új ember. A közvetlen kollégákkal tervezetten, beosztott módon legyen egy rövid ismerkedési alkalom is.

A folyamatnak legyen egy gazdája. Ez lehetsz te, a HR-es, az operatív vezető, vagy a cégen belül egy mentor, aki már ismer mindent a cégben. Ő legyen az, aki végig segíti a beilleszkedésben az új kollégát, ő legyen az, aki terelgeti az első napokban.

Legyen egy megtervezett, gondosan felépített betanítási folyamat. Gondold át, hogy mit kell tudni ahhoz, hogy nálad dolgozhasson valaki, és ennek minden lépése legyen betanítható formában rögzítve. Ennek a betanítási folyamatnak legyen tervezett gyakorlási szakasza is, amiben folyamatosan kap visszajelzést az új munkatárs.

Az első hét végén legyen mindenképp egy beszélgetés az ő élményeiről. Az első hónap végén pedig egy értékelés az eddigi munkájáról. Ezt mindenképp ismételd meg a próbaidő lejárta előtt is még egyszer.

Mi szeretjük emellett mély vízbe dobni az embereket, hogy lássuk, hogyan oldanak meg problémákat élesben, és hogy neki is hamar képe legyen a nálunk elvárt tempóról.

Ebbe az onboarding folyamatba még sok minden beépíthető, ez csak egy ízelítő volt erről. A legfontosabb, hogy legyen egy WOW-élménye az új kollégának, és hamar erősítsd meg benne, hogy jó helyre került, és csökkentsd a munkahelyváltással járó bizonytalanságait.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Van egy napi szinten megtervezett onboarding folyamatunk az új belépőknek

❍ Van egy mentor, aki az első hetekben terelgeti az új kollégát

❍ Van egy folyamat arra, hogy az eszközök, belépési adatok az első nap első percében rendelkezésre álljanak. Ennek a feladatnak van egy felelőse a cégben.

❍ Belépéskor megkap az új munkatárs minden fontos technikai információt, ami az eszközök, rendszerek működtetéséhez kell. Megismeri a meetingrendeket, a belső szabályokat, és megkapja a betanítást egy tervezett módon.

❍ Vannak fix időpontra betervezett beszélgetések az új munkatárssal, amit a cégvezető végez. Ideálisan az első héten, majd a próbaidő alatt még kétszer.

Alakíts ki egy tudásbázist, ahol dokumentálod a feladatok elvégzésének módját

Az előző pont után szinte adja magát, hogy előbb vagy utóbb nem úszhatod meg, hogy dokumentálva legyenek a legfontosabb folyamataid.

Ez fontos részben az új kollégák betanítása miatt, és fontos másrészt a minőségbiztosítás miatt is.

Mi több év működés után jutottunk el idén ahhoz, hogy már annyira sok dolgot csinálunk, és ez annyira szerteágazó ismereteket kíván, hogy már nem lehet a személyes betanításra támaszkodni.

El is kezdtük egy tudásbázis kialakítását, aminek az első lépése az volt, hogy feltérképeztük a teljes működésünk összes feladatát vázlatszinten. Ez önmagában adott már sok felismerést.

Erre eredeztetem vissza, hogy felismertük, mennyire sok dolgot vártunk el az emberektől, ezért épp egy olyan szervezeti átalakítás közepén vagyunk, ahol sokkal szűkebb feladatkörökre osztjuk a pozíciókat a cégünkben.

Tehát egy folyamatdokumentálási munka önmagában ad nagyon komoly felismeréseket a cég működésének fejlesztendő területeiről. De képzeld csak el, hogy milyen lenne egy új kolléga beléptetése a cégbe, ha nem kellene 2 hétig magyarázni neki mindent és nem követne el szarvashibákat az első 3 hónapban, pusztán azért, mert valójában sehol sincs leírva, hogy mit hogy kell csinálni?!

Kezdd egy kulcsterület feltérképezésével, és válassz ki egy fontos területet, amit elsőként feldolgozol. Ilyen lehet például az értékesítés. Én itt leírtam, hogy pontosan minek kell történnie onnantól, hogy valaki ajánlatot kér tőlünk. Hogyan határozzuk meg, hogy milyen szolgáltatásra van szüksége? Mit kérdezünk tőle a sales folyamatban? Hogyan árazzuk be az ajánlatunkat? Hogyan rögzítjük mindezt a CRM-ünkben? Mit csinálunk az ajánlatadás után? Ez mind-mind le van írva.

Természetesen nem a sales a legfontosabb rész, amit dokumentálni kell. Ez inkább a saját célomat szolgálta: legyen a csapatban több olyan ember is, aki hozzám hasonlóan tudja végigcsinálni ezt a folyamatot.

Ennél persze sokkal fontosabb az operatív működésünk pilléreinek dokumentálása, ami óriási feladat, és épp a közepén vagyunk, nem is várom, hogy az év vége előtt elkészüljünk vele teljesen. Az eddigi tapasztalatok szerint nagyon sokat segít, amikor egy feladat elvégzéséhez egyből csatoljuk a leírt folyamatleírást, így nem kell visszakérdeznie a munkatársnak, hogy mit várunk el tőle.

Egy folyamat dokumentálása nem az utolsó betű leütésénél ér véget, hanem, amikor a tudás birtokosa helyett valaki más ez alapján sikeresen meg tudja csinálni ugyanazt a folyamatot, ugyanazzal az eredménnyel. Akkor sikerült sztenderdizálni és betaníthatóvá tenni egy folyamatot.

Erről órákat lehetne még mesélni, és fogok is, de mivel már így is egy kisebb könyv hosszúságú lett megint ez a levél, ezért gördüljünk tovább a legalapvetőbb feladatokra, amiket ki kellene tudnod pipálni idővel.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Vannak kidolgozott folyamatleírásaim a cég működését érintő legfontosabb kulcsterületeken

❍ A leírt folyamatok tesztelésre kerültek és be is tanítottuk őket

❍ Rendszeresen ellenőrizzük, hogy a munkatársak a leírtak szerint végzik-e el a feladatot

❍ Időről időre felülvizsgáljuk ezeket a folyamatokat és jobb, korszerűbb leírást készítünk, amit ismét betanítunk a munkatársaknak, ezentúl az új forgatókönyvet elvárva

Mérd meg a hatékonyságot munkatársanként, ügyfelenként és projektenként is

Ezt nem nyújtom bő lére, mert erről is fogok még egy teljes anyagot készíteni. Ennek a levélnek egyébként is inkább a gyors áttekinthetőség és a feladatfókusz a célja, így röviden leírom, hogy mi mit vizsgálunk, hátha segítségedre lesz.

Az egyik alapvetés, hogy nálunk mindenkinek pontosan időmérést kell vezetnie a Clickupban, méghozzá a rendszerben létrehozott feladatokhoz mérve az idejüket. Ez mindennek az alapja. Ha nem tudod pontosan, hogy mivel és mennyit dolgoznak a munkatársaid, hogy a fenébe tudod optimalizálni a munkájukat, javítani a hatékonyságot, és átlátni a kapacitásaid kihasználtságát – pláne előre tervezni azokat???

Bocsánat, kicsit elragadtattam magam, de ez a téma nagyon fontos szerintem.

Mi mérjük tehát minden munkatárs munkaidejét, ennek az előnyeit talán nem kell ecsetelnem.

Ez lehetővé teszi, hogy megmérjük, hogy ki mennyi árbevételt termel egy órájára vetítve és a fizetéséhez mérve. Ha tudjuk a ráfordított időt, tudjuk azt is, hogy mennyi költségünk merült fel egy projekt elvégzése során, így látjuk, mennyire volt profitábilis egy projekt. Ne feledd, az is költségnek számít, ami fix bérben így is, úgy is kifizetsz – ez is költségnek számít annak a projektnek a szempontjából, amin dolgozott a fix béres munkatárs.

Figyeljük tehát, hogy az egyes ügyfelekre mennyi időt fordítottunk és mennyi költségünk merült fel eközben. Ezáltal látjuk minden ügyfél és ügyfélprojekt árrését vagy (nézőpont kérdése) a profitabilitását. Mi az árrést nézzük, tehát a bevételből levonjuk a közvetlen költségeket, majd a maradék árrésnek kell a cég központi költségeit, fejlesztéseit és profitját fedeznie.

Szerintem ez a minimum, amit érdemes csinálni, de ez is irtó munkaigényes és sok paradigmát kell áttörni benne az időmérés terén. Hidd el, hogy bárki meg tudja szokni és ez bárkitől elvárható.

Ha most azt mondod, hogy a te munkatársaidtól ezt hiába várnád el, akkor még egyszer felteszem a kérdést: honnan tudod, hogy mennyire hatékonyak a munkatársaid és honnan tudod, hogy mennyire érik meg az egyes projektek számodra?

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Van egy olyan rendszerünk, amiben feladatokhoz tudják mérni az idejüket a munkatársak (ez lehet a projektmenedzsment rendszeren belül, de lehet önálló time tracking app is)

❍ Minden munkatárs (akinek nem egységárat fizetek a ráfordítástól függetlenül) idejét mérjük

❍ A ráfordított idő és egyéb költségek alapján folyamatosan látom, hogy az egyes projektek/ügyfelek milyen megtérüléssel futnak a cégben

❍ Rendszeres folyamatunk van arra, hogy az alacsony árréssel rendelkező projekteket felülvizsgáljuk, és változtassunk vagy a költségeken vagy a bevételi oldalon

Azonosítsd a cég előtt álló 3-5 középtávú stratégiai célt

Egy ideje leszoktam a több éves tervezésről, pedig egyre több impulzus ér, ami alapján kezdem átértékelni ennek a fontosságát. Ha jól tud az ember tervezni, akkor nagyon értékes lehet ez a folyamat, de sajnos a legtöbb cégvezető nehezen tud jól tervezni turbulens időszakban.

Amit viszont mindenképp fontosnak tartok, hogy legyen mindig kimondva és tisztázva a következő időszak 3-5 stratégiai jelentőségű célja, és ez legyen a csapattal is kommunikálva.

Ha látod magad előtt, hogy hova akartok eljutni, az a jelenben is kijelöli a feladatokat és segít döntéseket is hozni.

Én például kitűztem, hogy jövőre szeretnék Londonban nyitni egy podcast stúdiót. Ez egy nagy cél, amihez számos jelenbeni lépés vezet: pénzt kell rá teremtenünk, elő kell készíteni az ügyfélszerzés folyamatait, mert nem akarok egy kész stúdióval a hátam mögött elkezdeni azon gondolkozni, hogy honnan lesznek ügyfeleink, és el kell indítani az összes ügyes-bajos kérdést már jó előre.

Ilyenből pedig még jó van, ha pár a tarsolyunkban, amik pozitívan hatnak az egész cég működésére. Azért érdemes célokat kitűzni, hogy az húzza magával az egész vállalkozást. Ilyen lehet egy komolyabb eszközbe való beruházás is, vagy egy belső tudástár létrehozása, az onboarding folyamat kidolgozása, a honlap lecserélése, egy vállalatirányítási rendszer bevezetése, és még számos példát mondhatnék.

Önellenőrző checklist ehhez a blokkhoz:

❍ Vannak olyan leírt céljaim, amik motiválóak és elérésük esetén a cég fejlődését is magukkal hozzák

❍ Ezeket a célokat megosztottam a munkatársaimmal is, és együtt dolgozunk a célok eléréséért

---

Hú, remélem, tetszett neked ez anyag, és a benne szereplő, bizonyára máshol is sokszor hallott javaslatokhoz sikerült egy olyan keretet adnom, amivel könnyebb is átlépned a passzív tudásból az aktív cselekvésbe.

Megígérem neked, hogyha mindezeket beépíted a vállalkozásodba, akkor egy teljesen új oldala mutatkozik meg a cégvezetésnek! Az üzleti eredmények törvényszerű javulásáról nem is beszélve.

Tetszett? Nem tetszett? Javaslatod van az anyaghoz? Hibát találtál benne? Kérdésed van?
Írj nekünk a valasz@impulzushirlevel.hu címre bátran, mi nézzük, mi válaszolunk az összes levélre!

üdv,

Sándorfy Adi

Találkozzunk a BB PRO tagjai között!